OFFICE du NET accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel et au respect des dispositions légales en vigueur en la matière.
Cette Politique de protection de la vie privée (ci-après la « Politique ») a pour objectif de fournir une information simple, claire et complète aux personnes (« vous », « vos », « votre ») sur les Traitements de Données personnelles vous concernant et mis en œuvre par OFFICE du NET en qualité de Responsable de traitement.
Cette Politique couvre les Traitements réalisés dans le cadre de :
La gestion du site internet officedunet.com et des demandes envoyées à partir des formulaires en ligne présents sur ce site
L’envoi de la lettre d’information d’OFFICE du NET
Le recrutement des collaborateurs d’OFFICE du NET
La gestion des clients, prestataires et partenaires d’OFFICE du NET
La gestion des formations inter-entreprises organisées par OFFICE du NET
Pour l’ensemble de ces Traitements, OFFICE du NET est l’entité qui détermine les moyens et les finalités et agit ainsi en qualité de Responsable de traitement au sens de la réglementation applicable en matière de données personnelles et notamment du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD »).
Dans cette Politique, « OFFICE du NET », « nous », « notre » et « nos » font référence à :
Vous pouvez trouver l’ensemble des informations relatives à la société OFFICE du NET sur notre page mentions légales.
Dans le cadre des activités d’audit, conseils, de DPO externalisé et de formation, OFFICE du NET agit en tant que Sous-traitant au sens du RGPD et sur les seules instructions des clients, lesquels agissent en qualité de Responsables de traitement. Les conditions d’exécution des Traitements réalisés dans le cadre de ces activités sont décrites dans les conditions générales de vente d’OFFICE du NET ou dans le contrat signé avec le client et ne sont pas couvertes par la présente Politique.
OFFICE du NET veille pour chaque Traitement au respect des principes fondamentaux en matière de protection des Données. Cette section vous informe sur les généralités applicables à l’ensemble des Traitements couverts par cette Politique. La section II détaille, pour chaque Traitement, les conditions et modalités spécifiques de mise en œuvre du Traitement.
A. Minimisation des données collectées
Chaque formulaire présent sur le site limite la collecte des Données personnelles au strict nécessaire et indique le(s) objectif(s) du recueil de ces Données ainsi que le(s) Destinataire(s) des Données.
Les Données indispensables à la gestion de votre demande sont signalées par un astérisque sur chaque formulaire. Si vous ne renseignez pas ces champs obligatoires, OFFICE du NET ne pourra pas répondre à vos demandes et/ou vous fournir les services demandés. Les autres informations ont un caractère facultatif et nous permettent de mieux gérer votre demande et d’améliorer nos communications et services à votre égard.
B. Partage de vos données avec des Tiers et Transfert de vos données hors de l’Union européenne
Nous ne partageons jamais vos Données personnelles avec d’autres entreprises à des fins de prospection commerciale.
Chaque section dédiée à un Traitement détaille les Destinataires internes ayant vocation à accéder et traiter les Données concernées. Les Données peuvent éventuellement être transmises à des prestataires de services techniques choisis pour leur expertise et leur fiabilité qui agissent en notre nom et selon nos instructions (Sous-traitant informatique, hébergeur de nos serveurs, etc.).
Nous n’autorisons ces prestataires à utiliser vos Données personnelles que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales et nous nous efforçons de veiller à ce que vos Données personnelles soient protégées en permanence.
OFFICE du NET pourra également être amenée à communiquer à des Tiers vos Données lorsqu’une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.
Tous ces Tiers peuvent provenir de pays faisant ou non partie de l’Union européenne (« UE »), notamment de pays qui n’offrent pas le même degré de protection des données que votre pays de résidence. Dans un tel cas et dans la mesure requise par les lois applicables, nous ferons en sorte :
soit d’obtenir votre Consentement exprès et non équivoque de partager vos Données personnelles avec ces Tiers ;
soit de conclure des contrats de Transfert de Données se conformant a minima aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
soit de s’assurer que ces Tiers situés aux Etats-Unis sont des entreprises ayant adhéré au EU-U.S. Privacy Shield et enregistrées comme telles auprès de l’administration américaine.
C. Sécurité de vos données
OFFICE du NET s’engage à protéger vos Données personnelles contre toute perte, destruction, l’altération, accès ou divulgation non autorisée. Pour cela, OFFICE du NET met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des Données et des risques que leur Traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des Tiers non autorisés y aient accès.
Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux Données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et Politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).
D. Données concernant des mineurs
Les services et évènements d’OFFICE du NET ne sont pas destinés aux mineurs. Aussi, nous ne collectons ni ne traitons en connaissance de cause des Données personnelles relatives à des mineurs. Dans l’hypothèse où nous aurions connaissance de la collecte de Données personnelles de mineurs sans l’autorisation préalable du titulaire de la responsabilité parentale, nous prendrions les mesures appropriées afin de supprimer ces Données personnelles de nos serveurs et/ou de ceux de nos prestataires.
A. La gestion du site internet d’OFFICE du NET et des demandes envoyées à partir des formulaires en ligne
Lorsque vous naviguez sur le site d’OFFICE du NET, vous pouvez être amené(e) à :
dialoguer avec un collaborateur d’OFFICE du NET via l’outil de chat en ligne ;
faire une demande de contact via le formulaire.
Dans le cadre de ces activités, et sur la base de votre Consentement que vous manifestez en acceptant le chat en ligne et/ou en soumettant la demande de contact, OFFICE du NET traite et conserve les Données personnelles vous concernant suivantes :
pour répondre à votre demande de contact : les informations fournies sur le formulaire à savoir votre identité, vos coordonnées de contact professionnelles (cf. minimisation des données) et, le cas échéant le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de nos échanges. Ces Données sont traitées par le service concerné par votre demande le temps nécessaire pour vous répondre ;
dans le cadre de l’outil de chat en ligne, l’historique de la conversation ainsi que des Données techniques liées à la session sont conservés pendant 6 mois.
Dans les deux cas, et en fonction de votre demande et de la teneur de nos échanges, les Données ainsi collectées sont susceptibles d’être utilisées pour d’autres finalités telles que la gestion d’une demande de devis ou d’une inscription à une formation ; ces Traitements sont alors soumis aux conditions et modalités y afférent.
Nous vous indiquons également que nous faisons des statistiques anonymes sur la fréquentation du site d’OFFICE du NET, lesquels ne nous permettent pas de vous identifier.
B. Traitement(s) réalisé(s) à des fins de promotion des services et évènements d’OFFICE du NET
OFFICE du NET collecte et utilise les Données d’identification et les coordonnées professionnelles des personnes référentes chez les prospects et clients, en ce inclus les Données publiques disponibles sur l’Internet, à des fins de promotion des services et évènements d’OFFICE du NET.
Ce Traitement est fondé sur l’intérêt légitime d’OFFICE du NET à promouvoir ses activités auprès de profils professionnels susceptibles d’être intéressés par les services et produits d’OFFICE du NET. Vous pouvez vous opposer à recevoir notre lettre d’information à tout moment et sans justification, en cliquant ici ou sur le lien de désabonnement intégré dans le mail ou en signalant votre opposition directement au DPO via les moyens de contact identifiés dans les mentions légales.
Les Données sont traitées et conservées à cette fin par le service commercial d’OFFICE du NET, sous réserve d’une demande de désabonnement :
pour les prospects : pendant 3 ans à compter du dernier contact
pour les clients : le temps de la relation commerciale puis pendant 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
En cas de collecte indirecte de vos données à des fins de communication marketing, notamment de Données publiques sur Internet, OFFICE du NET veillera à vous informer dès la première communication, et en tout état de cause dans le mois suivant la collecte des Données, de l’utilisation prévue et de votre possibilité de vous opposer au traitement de vos Données à des fins commerciales.
C. Traitements réalisés à des fins de gestion des prospects, clients, prestataires et partenaires
OFFICE du NET est également amené à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque :
vous faites une demande de devis pour des prestations d’audit, de conseils, de DPO externalisé ou de formation, via le formulaire en ligne sur le site ou directement par téléphone auprès du service commercial ;
votre société conclut un contrat avec OFFICE du NET en qualité de client, prestataire ou partenaire.
Dans ce contexte, OFFICE du NET va collecter des informations relatives :
au(x) contact(s) indiqué(s) à OFFICE du NET tel(s) que le contact indiqué sur le formulaire, le référent principal pour le contrat, le contact pour la facturation et tout autre personne contact : nom, prénom, adresse mail professionnelle, téléphone professionnel, fonction, et toute les informations contenues dans les échanges (nature de la demande, etc.) ;
au(x) signataire(s) du contrat : nom, prénom, fonction, signature.
Ces Données sont destinées, en tant que de besoin, aux collaborateurs en charge du suivi de la relation commerciale et/ou du partenariat, de la comptabilité/facturation et aux collaborateurs des services impliqués par la demande/le contrat.
Elles sont collectées et conservées :
pour les demandes de devis n’aboutissant pas à la conclusion d’un contrat : le temps nécessaire à l’étude et au suivi de la demande + une (1) année après la clôture de la demande (ou du dernier contact le cas échéant)
pour les contrats et afin d’exécuter le contrat : la durée de la relation contractuelle
aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux, pendant cinq (5) années suivant la fin de la relation contractuelle.
Vos coordonnées de contact sont également susceptibles d’être utilisées afin de vous envoyer la Lettre d’information d’OFFICE du NET sur les services et évènements d’OFFICE du NET. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la section B. « Traitement(s) réalisé(s) à des fins de promotion des services et évènements d’OFFICE du NET ».
D. Traitement(s) réalisé(s) à des fins de recrutement
OFFICE du NET est amenée à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque vous soumettez une candidature spontanée ou que vous postulez à une annonce postée par OFFICE du NET (via l’espace « Carrières » du site d’OFFICE du NET).
Dans ce contexte, des Données personnelles vous concernant sont collectées :
directement auprès de vous à l’occasion du processus de recrutement ;
indirectement auprès de Tiers pour la vérification de vos diplômes et références, avec votre accord.
Les Données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse email, téléphone, expériences professionnelles ainsi que toutes les informations que vous nous communiquez via la transmission de votre candidature et/ou de votre curriculum vitae et/ou des entretiens : photo, compétences, niveau d’étude, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, situation familiale etc.
Si vous nous communiquez les coordonnées d’une référence, il vous incombe de vous assurer que celle-ci en est informée et vous a donné son accord.
Ces Données ne sont collectées et conservées que dans le cadre de la gestion de votre candidature, sur la base de l’intérêt légitime d’OFFICE du NET et/ou de votre Consentement et ne sont utilisées à aucune autre fin, commerciale notamment.
Elles sont conservées :
en cas d’issue positive à une candidature : les Données relatives à un collaborateurs sont conservées pour le temps de sa présence au sein d’OFFICE du NET et après son départ pour la durée de conservation légale applicable.
en cas d’issue négative à une candidature : un (1) an, sauf opposition de votre part.
Vos Données personnelles seront dans tous les cas détruites sur simple demande de votre part au DPO, dans un délai maximum de 1 mois à compter de votre demande.
Ces données sont traitées par les collaborateurs en charge du recrutement au sein d’OFFICE du NET uniquement et, de manière incidente, pour des raisons techniques et logistiques, aux Sous-traitants d’OFFICE du NET.
E. Traitements réalisés à des fins de gestion des formations inter-entreprises
OFFICE du NET est amené à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque vous vous inscrivez à une formation organisée par OFFICE du NET, via le formulaire d’inscription en ligne ou par téléphone.
Dans ce contexte, OFFICE du NET va collecter des informations relatives :
aux stagiaires : nom, prénom, adresses mail et postale, numéro de téléphone, niveau de connaissance en matière de données personnelles
aux représentants de l’entreprise (départements formation et finance) : nom, prénom, titre, adresses mail et postale, numéro de téléphone
Ces Données sont collectées et traitées par le service Formation d’OFFICE du NET en vue d’inscrire les stagiaires aux formations correspondant à leur niveau de connaissance, de leur adresser les supports de formation et de facturer les prestations de formation.
Elles sont conservées pendant toute la durée d’exécution du contrat de formation et, aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux, pendant cinq (5) années suivant la fin de la relation contractuelle.
Elles sont également utilisées par le service commercial afin de communiquer sur les services et évènements d’OFFICE du NET.
Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos Données personnelles ainsi que de celui d’en demander l’effacement (droit à l’oubli), le droit de vous opposer à leur Traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable, sous réserve des motifs légitimes impérieux dont pourrait justifier OFFICE du NET pour conserver vos Données.
S’agissant des Données personnelles relatives à votre candidature, nous vous invitons à maintenir à jour les informations vous concernant par notification à OFFICE du NET.
Par ailleurs, vous pouvez à tout moment et sans justification, demander à ne plus recevoir notre lettre d’information et, plus généralement, nos communications relatives à nos services, actualités et évènements en utilisant le lien hypertexte prévu à cet effet dans chaque email que nous vous adressons.
Lorsque vous exercez vos droits, notre Délégué à la protection des données traite vos Données personnelles à des fins de gestion de votre demande (civilité, nom, prénom, copie de la pièce d’identité, nature de la demande, réponse apportée). Ces Données sont conservées pendant une durée de trois (3) ans, à l’exception de la copie de votre pièce d’identité, laquelle est conservée un (1) an.
Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos données personnelles par OFFICE du NET en vous adressant à :
Par mail à l’adresse suivante : dpo@officedunet.com
Par courrier à l’adresse suivante :
OFFICE du NET 190 Impasse des moineaux 13400 Aubagne
En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif d’identité pourra le cas échéant être demandé.
Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont OFFICE du NET collecte et traite vos données.
OFFICE du NET est susceptible de modifier la Politique de protection des Données en tant que de besoin. Nous veillerons à ce que vous soyez informés de ces modifications soit par une mention spéciale sur notre site, soit par un avertissement personnalisé notamment dans le cadre de nos envois de lettres d’information.
Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la Personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des Données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un Traitement.
Délégué à la protection des données (ou « DPO ») : la personne désignée par OFFICE du NET en charge de la protection des Données personnelles au sein d’OFFICE du NET et de la conformité d’OFFICE du NET à la Législation applicable.
Destinataire : personne physique ou morale, l’Autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un Tiers.
Données à caractère personnel/Données personnelles/Données : toute information se rapportant à une Personne concernée notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, un numéro de carte d’identité, un salaire, des dossiers de santé, des informations de compte bancaire, des habitudes de conduite ou de consommation, des Données de localisation, un identifiant en ligne, etc. Le terme « Données personnelles » inclut les Données à caractère personnel sensibles.
Données à caractère personnel sensibles/Données personnelles sensibles : désigne les Données à caractère personnel révélant ou reposant sur :
l’origine raciale ou ethnique, les opinions Politiques, religieuses ou philosophiques
l’appartenance à une organisation syndicale
la santé physique ou mentale
l’orientation sexuelle ou la vie sexuelle
les Données génétiques et biométriques
des Données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes.
Législation applicable : ensemble de réglementation relatif à la protection des Données personnelles et applicable aux Traitements de Données personnelles effectués par OFFICE du NET , à savoir le Règlement européen n°2016/679 relatif à la protection des Données à caractère personnel (RGPD), la Loi informatique et libertés modifiée, et toute autre réglementation qui y serait relative, applicable à OFFICE du NET.
Personne concernée/Personne : personne physique sur laquelle porte les Données à caractère personnel et qui peut être identifié ou identifiable, directement ou indirectement, grâce à ces Données personnelles. Cela inclut les clients, prospects, et collaborateurs anciens et actuels.
Responsable de traitement : personne physique ou morale qui, individuellement ou conjointement, décide quelles Données à caractère personnel sont collectées, pourquoi et comment elles sont collectées et traitées.
RGPD : abréviation du Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Sous-traitant : toute personne physique ou morale, l’Autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel au nom du Responsable de Traitement et selon ses instructions (par exemple des prestataires ou fournisseurs).
Tiers : toute personne physique ou morale, Autorité publique, agence ou tout autre organisme autre que la Personne concernée, le Responsable du Traitement, le Sous-traitant et les personnes qui, sous l’Autorité directe du Responsable du Traitement ou du Sous-traitant, sont habilitées ou autorisées à traiter les Données.
Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles telle que la collecte, l’accès, l’enregistrement, la copie, le Transfert, la conservation, le stockage, le croisement, la modification, la structuration, la mise à disposition, la communication, l’enregistrement, la destruction, que ce soit de manière automatique, semi-automatique ou autre. Cette liste n’étant pas exhaustive.
Transfert de Données : toute communication, toute copie ou déplacement de Données par l’intermédiaire d’un réseau, ou toute communication, toute copie ou déplacement de ces Données d’un support à un autre, quel que soit ce support, de Données personnelles vers un pays Tiers à l’Union européenne ou à une organisation internationale qui font ou sont destinées à faire l’objet d’un Traitement après ce Transfert.